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后疫情时代的办公新思考!给远程办公带来的11条启示

身心健康
2021-04-22

去年年底,一场突如其来的新冠疫情让全球陷入泥沼。这一“黑天鹅事件”在全世界范围内都产生了广泛而深远的影响。全球的组织机构都在致力于减轻疫情带来的负面影响,无奈收获颇微。毫无疑问,这场疫情会永久改变我们的工作模式。

目前的危机对于基于科技水平的远程办公来说的确是一个挑战,全球的企业也会在如何与远距离的员工,客户和合作伙伴保持联系方面获益良多。与此同时,管理者们正学着在缺乏直接沟通的情况下,管理多个任务和项目,并推进棘手项目的顺利进行。

下面就是此次危机给未来的远程办公带来的11条启示:


1.居家办公常态化

在这次危机中,许多人都意识到了一点------事实上他们的工作是可以在家完成的。这次疫情结束以后,如有必要,你也可以和你的领导商量一下在家办公的可能性。大多数职位的一部分工作是可以通过远程办公完成的。就算没有病毒,我们也亟需一种能平衡工作与生活的制度。


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2.该请病假就请

如果你生病了,那就待在家里。过去,很多员工认为他们所处的职场文化不鼓励请病假,所以即使生病了也要强撑着来上班来显示自己的敬业。“你看,我都生病了还来上班,工作还不努力吗?”如今这种心态需要改变了。试着在家办公吧,不要传染给同事。


3.远程办公规范化

回想一下,在工作中有没有一些职位和工作是可以远程进行的。如果有,制定一些居家办公章程。你可以把目前的危机看做一个实验,一个测试你的科技水平和硬件能力是否足够支撑远程办公的实验。你可以先试着让每个员工都居家办公一天,这样一来,你就会清楚哪些工作是可以在家完成的,哪些工作必须本人到场,比如说用户名和密码登陆,打印需求,电话线配备,视频会议,和文件签名等。 


4.小组守则体系化

不同的员工有不同的需求,对于远程办公的看法也不同。公司可以鼓励小组成员自行商讨,来协调互相冲突的时间,以此满足员工的需求。比如说,小组可以规定一个“团队时间”用于集体商讨和合作。

 

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5.工作架构规模化

公司或者小组远程工作可能会在短时间内造成困惑或是沟通不畅,所以我们有必要设立一个行之有效的决策和沟通架构。跨职能小组就是一个思路。每个小组都有明确的目标和汇报节点,这样一来,他们就能快速响应上级的指令和任务。


6.信息传递有效化

在未来,1个或多个小组员工的缺席可能会成为常态,同样原来的规章制度也会改变,团队需要习惯这些变化。你需要确保小组成员之间的信息传递顺畅,材料及时备份,除了远程办公人员,重要的材料和文件要留在办公室。通过培训扩展员工的技能,确保缺席成员的工作可以由其他人承担。


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7.了解在家工作的日常

对于远程办公员工来说,有许多简单实用的建议可以参考:比如参照正常工作的作息,划分工作与生活区,减少噪音干扰,安排休息时间。还有一点就是要在工作和生活之间设立明确的界限。

 

8.远程指导

管理员工是远程工作最棘手的部分之一。管理层需要设定一个明确的目标并且清晰地传达给所有人,才能把所有员工动员起来。因此,我们有必要培养一种结果导向的文化,通过赋权给小组让小组对结果负责。同时,要鼓励开放,诚实且有效的沟通交流。    


9.养成一种“允许试错”的心态

你需要辨别出无效的工作并及时改变。长远来看,那些能持续学习,有效工作,快速设立机制来分享想法的小组往往是最成功的。一个行业领先的高科技制造商的研发团队估算了居家办公与办公室办公的周效率对比,并通过调整变量,设立了最佳的居家办公目标。


10.在家里设立一个办公区是有必要的

随着远程办公成为新常态,我们有必要在家设立一个办公区域。对于长期在家办公的员工来说,拥有合适的装备非常重要,这里的装备不仅仅是指合适的桌椅。仔细计划一下,营造一个能最大化你的办公效率的环境吧。


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椅子:阿维萨


11.重视科技的力量

有效的远程办公有一些基本前提,比如快速,稳定,安全的网络,以及其他电子设备。同时,我们还需要借助SaaS网络软件服务工具来有效地合作,沟通,分享文件和管理进度。企业需要给员工培训,告诉他们应该如何使用这些软件。


关键点

那些具有前瞻性的公司正密切关注着这一次的居家办公实验,学习它的模式和经验。这对于我们如何适应未来会出现的新常态具有重要的借鉴意义。

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